Paragraaf 3: Bedrijfsvoering

Omschrijving (toelichting)

Ook in 2024 hebben we weer mooie slagen gemaakt in het optimaliseren van onze bedrijfsvoeringsprocessen. Zo zijn we continue bezig om onze organisatie zo adequaat mogelijk te ondersteunen en te adviseren. De kwaliteit van onze bedrijfsvoering draagt eraan bij dat ook de doelstellingen uit de andere programma's worden gehaald. Bij bedrijfsvoeringsprocessen valt  te denken  aan financiële. informatiekundige, ict, personele, communicatie en juridische processen en ondersteuning en advies.  Collega's uit deze disciplines worden in toenemende mate zo vroeg mogelijk bij een vraagstuk te betrokken. Dit draagt bij aan de kwaliteit van dienstverlening en besluitvorming.

In deze paragraaf gaan we in op de ontwikkelingen die aan de orde zijn binnen de bedrijfsvoering van onze organisatie.

Omschrijving (toelichting)

Communicatie en participatie
Ook in het afgelopen jaar speelde communicatie en participatie weer een essentiële rol in het betrekken van inwoners en belanghebbenden bij belangrijke gemeentelijke ontwikkelingen. Met diverse communicatiemiddelen en participatievormen hebben we gezorgd voor transparantie, betrokkenheid en dialoog rondom complexe vraagstukken zoals het migrantenbeleid en woningbouw. Hieronder lichten we de belangrijkste resultaten toe.

Migrantenvraagstuk
De instroom van nieuwkomers en de opvang hiervan was een belangrijk thema in onze gemeente. We hebben ingezet op heldere en feitelijke communicatie via onze website, sociale media en informatiebijeenkomsten. Daarnaast hebben we nauw samengewerkt met lokale organisaties en bewoners om draagvlak te creëren en vrijwilligersinitiatieven te ondersteunen. Door middel van participatietrajecten hebben inwoners hun zorgen en suggesties kunnen delen, wat heeft geleid tot betere opvangoplossingen en sociale integratie.

Woningbouw
Het woningtekort blijft een grote uitdaging. Daarom hebben we veel aandacht besteed aan de communicatie rondom nieuwbouwprojecten en herontwikkeling van bestaande locaties. Door middel van bijvoorbeeld buurtbijeenkomsten en nieuwsbrieven hebben we omwonenden tijdig geïnformeerd en betrokken bij de plannen. We hebben actief de dialoog opgezocht om zorgen weg te nemen en wensen van bewoners waar mogelijk mee te nemen in de planvorming.

Inwonersparticipatie
We hebben dit jaar verdere stappen gezet in het versterken van inwonersparticipatie. Dit deden we door de invoering van interactieve bijeenkomsten waarin inwoners direct hun mening konden geven over gemeentelijk beleid. Ook hebben we meer experimentele vormen van participatie toegepast, zoals het langs de deuren gaan om direct contact te zoeken met inwoners. Dit heeft geleid tot een hogere betrokkenheid en meer gedragen besluitvorming. Ook is een eerste aanzet gegeven tot participatiebeleid. 

Het afgelopen jaar heeft laten zien dat een transparante en participatieve aanpak bijdraagt aan beter beleid en meer betrokken inwoners. Door onze inspanningen op het gebied van communicatie en participatie blijven we bouwen aan een gemeente waarin iedereen zich gehoord en betrokken voelt. Komend jaar zetten we deze lijn voort en blijven we innoveren in onze werkwijze om inwoners nog beter te bereiken en te betrekken.

Omschrijving (toelichting)

In voorgaande jaarrekeningen hebben we nadrukkelijk aandacht besteed aan het doorontwikkelingstraject ‘Hart voor Oost Gelre’. Ook in 2024 hebben we een vervolg gegeven aan de doorontwikkeling.

Dit jaar heeft een evaluatie plaatsgevonden van de per 1 januari 2023 doorgevoerde structuurwijziging. Per 1 januari 2023 vormen teamleiders een managementlaag in onze organisatie en ook vond een klein aantal verschuivingen plaats van functies / medewerkers binnen onze organisatie. 
Via interviews hebben we meer dan 30 respondenten gevraagd naar de bevindingen van deze structuurwijziging. Doel is te achterhalen of we wat we beoogden, bereikt is en waar nog mogelijke ontwikkelpunten leven. Momenteel worden de bevindingen gedeeld in de afdelingen en teams. Het komende jaar wordt binnen de afdelingen en organisatie breed hier verder vervolg aan gegeven.

In 2024 hebben de leidinggevenden een leiderschapsontwikkeltraject gevolgd. Ook organiseerden we dit jaar intervisie voor de teamleiders. Door deze trajecten heeft leiderschap in onze organisatie (zowel de visie op als persoonlijk leiderschap) een verdere ontwikkeling doorgemaakt. Er is gewerkt aan een gedeelde blik op leiderschap, en ook praktische ontwikkeling kwam aan bod zoals gespreksvaardigheden en verandermanagement. Achterliggend doel is beweging creëren door goed leiderschap. Op deze wijze blijven we de kwaliteit van onze dienstverlening aan de burger waarborgen enerzijds en verhogen we de motivatie, betrokkenheid, prestaties en werkplezier van de medewerkers en de leidinggevenden anderzijds. 

Arbeidsmarkt
De krapte op de arbeidsmarkt was er ook dit jaar. De vraag naar werk was en is groter dan het aanbod. In eerdere jaarrekeningen hebben we aangegeven welke acties we ondernamen. Ook dit jaar hebben we deze uitgevoerd. Zonder deze acties allemaal te herhalen, halen we er een punt uit.
Een goed welkom aan nieuwe medewerkers. Dit jaar hebben we tijd geïnvesteerd in het proces van nieuwe medewerkers ‘laten landen’ in onze organisatie (ook wel onboarding genoemd). Via een workshop hebben we leidinggevenden meegenomen in het belang en de positieve effecten van een goede onboarding. Ook hebben we het huidige proces onder handen genomen en een welkomstvideo gemaakt voor nieuwe medewerkers. Met een goede onboarding focussen we ons op
Het versterken van ons werkgeversmerk, minder verloop en een hogere productiviteit, vergroten van de betrokkenheid en verminderen van stress en ziekteverzuim. De laatste puntjes worden momenteel op de i gezet en in 2025 gaan we dit volledig invoeren.

Ook in 2024 namen we de maatschappelijke verantwoordelijkheid om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven op deelname aan de arbeidsmarkt. Dit doen we door SW-medewerkers via detachering (vanuit Fijnder) werk te laten verrichten in onze organisatie. Fijnder bedient naast SW medewerkers ook andere doelgroepen met een (mogelijke) afstand tot de arbeidsmarkt. Bij mogelijk passende vacatures zoeken we dan ook contact met hen. We vulden onze maatschappelijk verantwoordelijkheid ook in door afgesloten overeenkomsten met gecontracteerde partijen als het gaat om inzet flexwerkers, door in deze overeenkomst de voorwaarde Social Return op te nemen.

Formatie (fte)
De structurele formatie ligt iets boven de 200 fte (peildatum 1 december 2024 -totaal structurele formatie inclusief structurele vacatureruimte). De structurele formatie ligt hiermee iets hoger dan in 2023 (196 fte) en 2022 (195 fte). 

De cijfers in-/door- en uitstroom in 2024 zijn:
Instroom: 20 medewerkers (= instroom via tijdelijke of vaste arbeidsovereenkomst).
Interne doorstroom: 7 medewerkers.
Uitstroom: 16 medewerkers (het betreft uitstroom via een tijdelijke of vaste arbeidsovereenkomst, waarvan 10 op eigen verzoek, 1 einde arbeidsovereenkomst, 4 wederzijds goedvinden, 1 overig).
Daarnaast werden in 2024 flexwerkers geworven, personen die via een payroll-/uitzend-/detacheringsconstructie of als ZZP’er tijdelijk aan ons verbonden zijn. Redenen voor een focus op een tijdelijke, flexibele schil zijn met name werkdruk, specialistische kennis en de hoeveelheid projecten en aanvragen die spelen. Tot slot is ook dit jaar binnen onze organisatie extra tijdelijke inzet nodig geweest ten behoeve van de opvang van Oekraïners en nieuwkomers.
We hebben in 2024 6 stagiaires/afstudeerders begeleidt. Daarnaast verrichten 3 SW-medewerkers, via detachering vanuit Fijnder, werkzaamheden bij ons.

Ontwikkeling salariskosten
De salariskosten zijn gestegen van € 13,0 miljoen in 2022, naar € 14.3 miljoen in 2023 en € 16,2 miljoen in 2024. 

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim in onze organisatie over 2023 (t/m 13 december 2024) bedraagt 4,96%. Binnen onze organisatie is dit -in vergelijk met 2023 een daling, vorig jaar was het namelijk 5,54%. Het percentage van 2024, 4,96%, is vergelijkbaar met verzuimpercentage in de gemeentelijke sector. 
Het verzuim was met name hoog in de maanden januari, februari, maart, november en december. Dit zijn de klassieke griepmaanden

We hebben blijvend aandacht voor ziekteverzuim en het voorkomen daarvan. Werkdruk is onder andere om deze reden een actueel thema binnen onze organisatie. 

Aantrekkelijk werkgeverschap
In 2024 besteedden we aandacht aan het (verder) ontwikkelen van aantrekkelijk werkgeverschap. We kijken terug op de volgende resultaten:

Vergoedingsregeling woon-/werkverkeer
Per 1 januari 2024 voerden we een vergoedingsregeling woon-/werkverkeer in. Het is een passende arbeidsvoorwaarde die bijdraagt aan aantrekkelijk werkgeverschap. 
Momenteel onderzoeken we de haalbaarheid van een nieuwe richting geven aan het mobiliteitsbeleid (uitbreiding in het kader van duurzaamheid) 

Actualiseren functiehuis
Dit jaar zijn we gestart met het actualiseren van ons functiehuis. Het huidige functiehuis, functiehuis Achterhoek, stamt uit 2005. De methodiek achter dit functiehuis is verouderd en wordt niet meer onderhouden. Momenteel loopt het project HR21. Via dit project beschrijven en waarderen we de functies binnen onze organisatie volgens de methodiek van HR21. Door aan te sluiten bij deze methodiek (ontwikkelt in opdracht van de VNG) houden we onze organisatie toekomstbestendig. 

Omschrijving (toelichting)

Bestuurlijke en ambtelijke integriteit
Om als gemeente een betrouwbare en integere partner te zijn, besteden we aan dit onderwerp blijvend aandacht. We willen dat zowel bestuurders als ambtenaren integriteitskwesties herkennen en ernaar handelen. Daarom bevorderen we een sfeer waarin we hier open over spreken. Dat geldt voor raadsleden, collegeleden en de ambtelijke organisatie.
Het is van belang dat ambtenaren, wethouders en raadsleden alert zijn op mogelijke onverenigbaarheid van nevenfuncties en handelingen die ze verrichten. We werken transparant doordat ambtenaren hun nevenfuncties melden bij hun leidinggevende. Vanuit het oogpunt van bestuurlijke transparantie publiceren we de nevenfuncties van de politieke ambtsdragers op onze website en deze zijn ook in 2024 actueel gehouden. Ook de declaraties van bestuurders zijn opvraagbaar en op de gemeentelijke website in te zien. 

Gedragscodes
Er zijn naast het wettelijk kader (Gemeentewet) ook gemeentelijke gedragscodes van toepassing. Eén code voor de integriteit van collegeleden, één code voor de integriteit van raadsleden (beide door de gemeenteraad op 22 november 2022 opnieuw vastgesteld) en één voor medewerkers (integriteitsbeleid). Zij vormen een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies. We beschikken over een integriteitscoördinator die adviseert over integriteitskwesties. Daarnaast zijn er vertrouwenspersonen (extern en intern) aan wie meldingen kunnen worden gedaan. Dat gebeurt op basis van de Gedragscode voor medewerkers of in het kader van de zogenaamde klokkenluidersregeling. Dit geldt ook voor integriteitskwesties.

Ambtseed – belofte / Verklaring Omtrent Gedrag / bijeenkomsten-trainingen
Onze nieuwe medewerkers leggen een ambtseed of –belofte af. Dit geldt op vergelijkbare wijze voor tijdelijke krachten (uitzendkrachten, gedetacheerden, payrollers etc.). Zij hebben een schriftelijke verklaring afgelegd die vergelijkbaar is met de ambtseed. Verder vragen we voor elke medewerker die nieuw in dienst komt een Verklaring Omtrent Gedrag aan. 
In  2024 hebben de trainingen rondom integriteit de geplande aandacht gekregen.  Alle medewerkers hebben deelgenomen aan een interactieve bijeenkomst waarin, middels stellingen, het gesprek met elkaar aangegaan is. Hierbij stond de bewustwording rondom integriteit centraal.

Ondermijning
We hebben als gemeente het RIEC (het Regionaal Informatie en Expertise Centrum) convenant ondertekend. Dat geeft ons met betrekking tot de aanpak van ondermijning de mogelijkheid om informatie uit te wisselen met belangrijke partners zoals de politie, het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst.

Specifiek met betrekking tot het onderwerp ondermijning werken we samen met het RIEC aan bewustwording rond dit onderwerp waarbij ook de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) aandacht krijgt. Ook in 2024 heeft het RIEC in een aantal Bibob onderzoeken meegedacht en geadviseerd.

Daarnaast zijn er in 2024  bewustwordingsbijeenkomsten voor een groot deel van de medewerkers van de gemeente georganiseerd. Dit waren algemene en functie specifieke trainingen.  De trainingen waren bedoeld om:
- kennisverbreding maar ook kennisuitwisseling tussen medewerkers
- medewerkers weerbaarder te maken tegen verschillende vormen van ondermijning;
- het leren herkennen en signaleren van vormen van ondermijning en het geven van handelingsperspectief over hoe hiermee om te gaan.   

Ook zijn er bewustwordingsbijeenkomsten georganiseerd voor externe partijen zoals bij de Rotary en bij de Wildbeheereenheid Oost Gelre.. 

Tot slot zijn signalen van ondermijning integraal besproken op de ondermijningstafel met als doel het onderzoeken of er sprake is van ondermijnende criminaliteit en als daar sprake van is,  het aanpakken ervan. 

Omschrijving (toelichting)

De inspanningen op het terrein van Informatiemanagement worden gevoed vanuit de Nederlandse Digitale Agenda en de Europese Digitale Agenda.  Hierin zijn de ambities van de Overheid vastgelegd om als Overheid klaar te zijn voor de informatiesamenleving van de toekomst. Denk hierbij aan continu door ontwikkelen van  digitale producten zoals E-dienstverlening, en een snelle en goede infrastructuur.  Dit betekent investeren op: informatietechniek, processen en ambtelijke capaciteit. Naast deze “directe” investeringen is investering op twee aanverwante gebieden noodzakelijk. Allereerst voor privacy en informatiebeveiliging. Door alle nieuwe mogelijkheden nemen de risico’s in de informatiebeveiliging namelijk sterk toe. Hierdoor blijft extra investeren in cybersecurity noodzakelijk. Ook stijgt de auditlast. We moeten aan steeds meer eisen voldoen. Zowel aan landelijke-  als ook aan europese wetgeving.  Ook hebben we de taak om te zorgen dat we aan AVG voldoen.  Er wordt vol op ingezet op bewustwording door middel van de Tool Guardey.   Het effect van investeren in o.a. de digitale dienstverlening is dat de gemeente bij blijft bij de nieuwe eisen die gesteld worden. 

Omschrijving (toelichting)

De financiële en planning en control functie voorziet het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie van actuele, volledige en relevante informatie ter ondersteuning van de gemeentelijke beleidsontwikkeling en –uitvoering.

Planning en control (P&C), of sturing en beheersing, gaat over de instrumenten waarmee we onze kaders en doelstellingen vastleggen waarmee we monitoren wat daarvan terecht is gekomen en vervolgens hierover verantwoording afleggen. Wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat gaat het kosten? Op welke punten kan en hoe moet er worden bijgestuurd? Hebben we bereikt wat we voor ogen hadden? Dit zijn de vragen die onder ‘planning en control’ vallen en waarop achtereenvolgens de begroting, de bestuursrapportage, de slotwijziging en de jaarrekening antwoord geven. De P&C-cyclus biedt een instrumentarium dat college, raad en ambtelijke organisatie helpt om succesvol te kunnen opereren.

Begrotingsapp

Publicaties van de kadernota, programmabegroting, bestuursrapportage, slotwijziging en de jaarstukken vindt plaats via de begrotingsapp van Pepperflow.  We streven naar een meer compacte programmabegroting en -verantwoording die de raad beter in staat stelt haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen.  De beoogde maatschappelijke effecten en doelstellingen worden zo SMART mogelijk beschreven en output en outcome (indicatoren) worden waar mogelijk en zinvol aan het P&C instrumentarium toegevoegd.  De doorontwikkeling van het P&C instrumentarium is een dynamisch proces welke in samenspraak met het bestuur (college en raad)  wordt vormgegeven. 

Interne beheersing

Wij willen een organisatie zijn waar de uit beheersingsoogpunt relevante bedrijfsprocessen continu (en zichtbaar) financieel ’in control’ zijn. Het ’in control’ zijn houdt in dat we zowel de opzet, bestaan als (goede) werking van de beheersmaatregelen vaststellen. De noodzakelijke (verbijzonderde) interne controle is afgestemd op de beschreven risico’s en getroffen beheersmaatregelen. Deze zijn opgenomen in het interne controleplan. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen worden vastgelegd in een rapportage. Deze rapportage wordt teruggekoppeld met de proceseigenaren en met het management. Deze is tevens voor aanvang van de interim controle die de accountant in de maand oktober uitvoert beschikbaar. De bevindingen en aanbeveling naar aanleiding van deze controle worden door de accountant vastgelegd in een managementletter die net als het rapport van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole in het auditcommittee wordt besproken. Tevens vindt er verbijzonderde interne controle plaats over het tweede helft van het jaar. De uitvoering van de controle over het derde kwartaal vindt plaats in december en de uitvoering over het vierde kwartaal in januari van het volgende jaar. Ook hiervan worden bevindingen teruggekoppeld met de proceseigenaren en het management. Over 2024 heeft er ook een controle over de naleving van de gids Proportionaliteit plaatsgevonden, waarbij er een controle is uitgevoerd op het volgen van het intern inkoopbeleid op inkopen onder de aanbestedingsgrens. Hierbij is geconstateerd dat de gids is nageleefd.

Omschrijving (toelichting)

Een klein team juristen ondersteunt de organisatie bij vragen van juridische aard. Ook het college krijgt gevraagd en ongevraagd advies. Hierdoor adviseren we in een vroeg stadium vanuit juridisch oogpunt, maar ook met een praktijkgerichte blik over beleid, procedures en andere zaken.

Omschrijving (toelichting)

Het is belangrijk dat wij goed contact hebben met bewoners, bedrijven en anderen. Het liefst kiezen we voor mediation boven oplossingen die via bezwarenprocedures, klachtenprocedures of de juridische weg tot stand komen. Daarom is het mooi dat we over een eigen registermediator beschikken. Zij is in staat om gesprekken te leiden tussen diverse partijen en om belangen helder te krijgen.  Net als voorgaande jaren is in 2024 geprobeerd om in gesprek te gaan met bezwaarden voordat de formele bezwaarschriftenprocedure werd gestart. In 24 gevallen hebben bezwaarden gekozen voor een informeel overleg (mediation), begeleid door de mediator.  Er zijn 14 bezwaarschriften naar aanleiding van deze gesprekken ingetrokken. 

Daarnaast werken wij samen in de Mediators Groep Achterhoek +. Binnen deze groep kunnen mediators voor elkaars gemeente ingezet worden. In 2024 is in geen gebruik gemaakt van externe mediators uit deze mediatorpool.  Om de dienstverlening te verbeteren zijn in de organisatie in 2024 mediationvaardigheidstrainingen georganiseerd. Ook in 2025 worden deze trainingen georganiseerd.

Omschrijving (toelichting)

De gemeente heeft een onafhankelijke adviescommissie voor bezwaarschriften. De adviescommissie adviseert het college over bezwaren die binnenkomen. We nodigen bezwaarden uit om eerst in gesprek te gaan. Samen met de bezwaarmaker onderzoeken we dan of er naast een bezwarenprocedure nog andere wegen zijn die tot een oplossing kunnen leiden.  Als bezwaarschriften tijdens het informele traject niet worden opgelost, dan worden deze behandeld tijdens een hoorzitting.  De adviescommissie voor bezwaarschriften houdt gemiddeld genomen 10 hoorzittingen per jaar.

In 2024 zijn er 55 bezwaarschriften ingediend. Hiervan zijn er 19 weer ingetrokken. Er zijn 14 bezwaarschriften ingetrokken naar aanleiding van informeel overleg onder begeleiding van onze mediator.  De overige bezwaarschriften zijn door bezwaarden uit eigen beweging ingetrokken of naar aanleiding van contact met de behandelend ambtenaar van het bestreden besluit. 

Bij tien bezwaarschriften heeft de adviescommissie voor bezwaarschriften afgezien van horen vanwege kennelijke niet-ontvankelijkheid van het bezwaarschrift. De overige zaken worden via de reguliere procedure van de adviescommissie voor bezwaarschriften behandeld.

Omschrijving (toelichting)

Privacy staat in onze grondwet. Het geldt voor iedereen. Niet alleen voor onze inwoners, maar ook voor onze personeelsleden.
Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een groot verschil tussen de AVG en de Wbp is de nu geldende verantwoordingsplicht. Organisaties en bedrijven moeten nu kunnen aantonen dat zij zich aan de privacywet houden. Je er aan houden is niet voldoende, je moet dit kunnen laten zien. Hiervoor legt de AVG verschillende verplichtingen op. Denk bijvoorbeeld aan een datalek- en incidentenregistratie.
Belangrijk is de inbedding van privacy in de organisatie. Iedereen moet bewust bekwaam handelen. Daarom wordt er veel aandacht besteed aan bewustwording. De AVG wordt continue op verschillende manieren onder de aandacht gebracht bij de medewerkers. Dit gebeurt op individueel en afdelingsniveau, maar ook organisatiebreed door middel van een wekelijks te volgen training met verschillende onderwerpen op dit vlak.
Digitale weerbaarheid is belangrijk in onze digitale samenleving. Steeds vaker wordt door hackers gebruik gemaakt van gijzelsoftware waarbij grote sommen (los)geld wordt gevraagd om de data weer vrij te geven. Deze dreiging neemt steeds meer toe. Het is daarom extra belangrijk, dat er zorgvuldig en vertrouwelijk met alle persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat medewerkers bewust zijn van de risico’s en weten waar ze alert op moeten zijn. Vaak schuilt achter een hack een menselijke fout. 
De aandachtspunten voor privacy blijven liggen op het gebied van bewustwording en het voldoen aan wetgeving. Er zijn acht datalekken geregistreerd en in 2024 was het niet noodzakelijk om een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te doen. 

Omschrijving (toelichting)

ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit en betekent eenmalige informatieverstrekking en eenmalige IT-audit. Gemeenten moeten door middel van ENSIA elk jaar over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen verantwoording afleggen gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).

Het normenkader is vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Met ENSIA is ook de verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (SUWInet) samengevoegd en gestroomlijnd. Uitgangspunt is het horizontale verantwoordingsproces aan de gemeenteraad. Dit vormt de basis voor het verticale verantwoordingsproces aan de nationale partijen die een rol hebben in het toezicht op informatieveiligheid.

Afgelopen jaar hebben we aan de eisen voldaan. 

Omschrijving (toelichting)

Zoals in de paragraaf 'In het hart van de organisatie' al is aangegeven, organiseren we al een aantal jaren inwonerparticipatie bij diverse activiteiten, projecten en programma's. Zo ook in 2024.

We betrekken inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties bij het proces om mee te denken, ideeën aan te dragen en zorgen te delen. In 2023 hebben we digitale en fysieke participatie georganiseerd voor onder andere

• het opvangen van vluchtelingen uit Oekraïne, van statushouders en van alleenstaande minderjarige vluchtelingen
• het maken van een nieuwe Omgevingsvisie
• het vergunningentraject van de BMX-baan in Lichtenvoorde
• het inrichten van het terrein van de nieuwe corsohallen in Lichtenvoorde
• het opwekken van duurzame energie met windmolens en bij de verschillende (ontwerp)visies en
• plannen voor het bouwen van woningen. 

Inwonerparticipatie kan op verschillende niveaus: raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Van groot belang is hierbij de vaststelling hoeveel ruimte er is voor inbreng.  Hebben mensen invloed of ook zeggenschap? Gaan meningen en keuzes van inwoners verschil maken op de plannen of de ontwerpen? Is er geen ruimte, dan heeft het geen nut om met participatie te beginnen.

In 2024 is met het hele proces van inwonerparticipatie weer meer ervaring opgedaan.  

Participatie verbetert de kwaliteit van plannen

Het is van belang om ons te realiseren dat het organiseren van inwonerparticipatie niet per se gelijk is aan het verkrijgen van draagvlak. Ondanks het organiseren van participatie kunnen mensen het nog steeds niet eens zijn met de ontwikkeling waarvoor participatie wordt georganiseerd. Het doel van inwonerparticipatie is vooral de kwaliteit van de plannen verbeteren en streven naar begrip bij omwonenden en belanghebbenden voor het algemeen belang van de ontwikkeling. 

Inwonerparticipatie vraagt een zorgvuldige voorbereiding langs vier vragen: waarom willen we in gesprek, waarover, met wie en hoe. 

Neem tijd voor een goede voorbereiding

Communicatieadviseurs zijn in 2024 verder opgeleid voor het begeleiden van dit proces.  Dé sleutel tot een goede effectieve participatie is: neem ruim de tijd aan de voorzijde van een programma/project/activiteit voor de voorbereiding van het participatieproces. Dat scheelt aan de achterzijde veel tijd en frustratie in het blussen van brandjes en het gladstrijken van kreukels, zowel bij collega's als bij inwoners en belanghebbenden. In een participatieproces liggen de strategieën Participatie en Communicatie  in elkaars verlengde en werken altijd samen.

Omschrijving (toelichting)

Er is een risicoanalyse opgesteld waarbij tevens frauderisico’s zijn onderkend.

Omschrijving (toelichting)

Financiële onrechtmatigheden

Door de raad zijn op 19 december 2023 de grenzen vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze grens is 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves vastgesteld bij de jaarrekening. Daarnaast is de rapporteringsgrens vastgesteld op € 50.000. De rapporteringsgrens van € 50.000 houdt in dat we alle fouten die geconstateerd zijn en die hoger zijn dan € 50.000 of meer toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

Dit betreffen de volgende fouten > € 50.000:

Formele (niet-financiële) onrechtmatigheden

Vanuit de verbijzonderde interne controle zijn enkele formele onrechtmatigheden geconstateerd. Dit betreffen onder andere subsidieaanvragen die niet tijdig zijn ingediend en voor enkele aanvragen is niet het voorschreven aanvraagformulier gebruikt. In het sociaal domein zijn tevens formele onrechtmatigheden geconstateerd. Het betreft hier de identificatieplicht. Conform de financiële wetgeving is de identiteit van de cliënt vastgesteld, echter in enkele gevallen is dit niet vastgelegd conform de vereisten van de financiële wetgeving. Daardoor is hier sprake van een formele onrechtmatigheid en geen financiële onrechtmatigheid. 

Omschrijving (toelichting)

Voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening dient het college van burgemeester en wethouders een uitspraak te doen in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen en bestreden, en/of de getroffen maatregelen werken.

De Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) adviseert in de Kadernota Rechtmatigheid 2024 om voor het invoeren van een M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen die actueel wordt gehouden en voldoende wordt afgestemd op de meest recente wet- en regelgeving en de uitvoeringspraktijk.

Deze is in het najaar van 2024 door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld en vormt het toetsingskader voor de rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening.

Omschrijving (toelichting)

De Wet financiering decentrale overheden (fido) en onderliggende regelingen in de vorm van Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s voor gemeenten moeten beperken bij lenen en beleggen. Conform de aanbeveling in de kadernota rechtmatigheid 2024 wordt hierover gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering. De interne controle heeft géén onrechtmatigheden geconstateerd voor deze onderdelen.