Paragraaf 3: Bedrijfsvoering

Met bedrijfsvoering bedoelen we de manier waarop processen in onze organisatie zijn georganiseerd en worden aangestuurd en de wijze waarop de verschillende bedrijfsmiddelen worden ingezet.
De kwaliteit van de bedrijfsvoering bepaalt in belangrijke mate of we de doelstellingen, benoemd in de programma’s van de voorliggende begroting, succesvol kunnen realiseren.

De paragraaf Bedrijfsvoering heeft een expliciete relatie met het programma Bestuur, bedrijfsvoering en dienstverlening. De scheiding die we hier trekken is dat het programma zich inhoudelijk richt op de relatie tussen de burger en de gemeente. Deze paragraaf richt zich vooral op de reguliere operationele kaders en doelstellingen met betrekking tot onze bedrijfsvoering. De eisen die burger- en overheidsparticipatie stellen aan onze bedrijfsvoering worden ook belicht.

De operationele kaders hebben betrekking op het beleid ten aanzien van communicatie, personeel, integriteit, informatisering en automatisering en planning & control. In deze paragraaf gaan we in op de ontwikkelingen die aan de orde zijn binnen de bedrijfsvoering.

We steken veel energie in de begeleiding van initiatieven, vanuit een houding die aansluit bij de geest van de Omgevingswet. Er is een grote overlap tussen de werkwijze die de Omgevingswet voorstaat en onze eigen dienstverlening. Een dienstverlening waarin we nadrukkelijk werken vanuit onze kernwaarden eerlijk, aandachtig en uitnodigend.

In de coronacrisis hebben we veel gebruik gemaakt van digitale communicatie. We hebben hier veel ervaring mee opgedaan.  Ondanks dat inwoners de voorkeur hebben voor fysiek contact, kunnen de meesten nu gemakkelijk aansluiten bij online bijeenkomsten. Waar nodig geven we extra begeleiding.  De inzet op social media, webcare en monitoring blijft dan ook. Veel inwoners en ondernemers weten ons goed te vinden via WhatsApp, Facebook, Twitter of Instagram. Daar blijven we op inzetten. Verder hebben we veel ervaring opgedaan met het maken van video's.  Dit is een goede manier om in contact te blijven met inwoners en hen te informeren over wat leeft en speelt. Daarnaast wordt dit, zo blijkt uit het bereik van deze berichten, ook gewaardeerd vanuit de samenleving. Voor 2022 e.v. verwachten we dat digitale en fysieke communicatie meer naast elkaar ingezet zal worden dan vóór de coronacrisis het geval was.

Doorontwikkeling 'Hart voor Oost Gelre, samen aan de slag'
De ambities van de raad en college en de veranderende wensen van de samenleving met betrekking tot de gemeente vragen om een wendbare organisatie. Dit vraagt van een organisatie dat zij continu in ontwikkeling is. Het ene moment zit deze ontwikkeling in contacten met de omgeving en het in gesprek zijn over de dienstverlening, het andere moment in scholing op vakinhoud en competenties. Daarom startten wij ons doorontwikkelingstraject ‘hart voor Oost Gelre’ met ondersteuning van 2 externe procesbegeleiders.
In 2021 hebben we diverse stappen gezet. Onder andere is -via een participatief traject met organisatie en bestuur- een beeld geschetst over hoe onze organisatie nu en in de toekomst er uit moet zien. We hebben een programmastructuur georganiseerd welke zorgt voor een goede voortgang in dit traject. Een groep van ongeveer 30 medewerkers werkt via 5 werkgroepen diverse opgave verder uit. Deze werkgroepen zijn Excellente dienstverlening / Ondersteunende systemen / Strategisch HR / Belemmerende overtuigingen - Ongeschreven regels en Opgavegericht uit. Een kerngroep coördineert de voortgang van deze werkgroepen. Het MT is hier bij betrokken en houdt zich bezig met de thema’s ‘Daar zijn we van (en daar niet van) en topstructuren. 
In het traject van doorontwikkeling is communicatie zeer van belang, in het laatste kwartaal van 2021 hebben we ons hier op gefocust. Vanwege de coronacrisis verloopt onze communicatie veelal digitaal helaas, dus op afstand. Dingen die zijn opgepakt zijn onder andere: bijpraten van Bestuur (o.a. via Presidium) en medewerkers over de stappen tot nu toe via verslagen en een livestream. Ook is in hetzelfde kwartaal en de eerste weken van 2022 de ‘week van de doorontwikkeling’ voorbereid, deze vindt plaats in de eerste week van februari 2022. In kleine groepen worden alle collega’s in livestreams via presentatie bijgepraat over de voortgang, de resultaten tot nu toe en wat in de toekomst zal gebeuren. Ook is in deze livestream aandacht en ruimte voor vragen die leven en zaken die spelen.

Arbeidsmarkt
De krapte op de huidige arbeidsmarkt maakt dat wij moeite hebben onze tijdelijke en structurele vacatures in te vullen. De vraag naar werk was en is immers groter dan het aanbod. Om (toekomstige) werkzoekenden enthousiast te krijgen voor werken bij onze gemeente, zijn we in 2021 gestart met deelname aan een traineeprogramma, Gelders Talent. Deze trainees kun je binden aan de regio door hen kennis te laten maken met onze organisatie en het werken in deze mooie regio. In september startte de eerste trainee bij ons voor een periode van 8 maanden. In 2022 verwachten we de tweede en derde trainee, ook elk voor een periode van 8 maanden. Verder zijn we ook het afgelopen jaar alert geweest op mogelijkheden voor stagiaires/afstudeerders. Op deze manier werken we aan (verbeteren van) ons imago.
Aanvullend besteden we zorg en aandacht aan de vacatureteksten. We scheven ze met de doelgroep in ons achterhoofd. Ook zochten we in een aantal gevallen de samenwerking met (gespecialiseerde) werving- en selectiebureaus om vacatures ingevuld te krijgen. We hebben meer dan 20 vacatures open (gehad) in 2021 en hebben hiervan uiteindelijk redelijk veel vacatures kunnen invullen in 2021. Dit kostte de nodige moeite, kosten en tijd.
Wij staan in de regio niet alleen met deze uitdaging. In het afgelopen jaar namen we deel aan een regiobijeenkomst om op zoek te gaan naar gezamenlijke (regionale) oplossingen. Dit proces is net gestart, we gaan kijken naar mogelijke oplossingen voor de wat langere termijn.

Wij hebben de maatschappelijke verantwoordelijkheid mensen een kans te geven deel te nemen aan de arbeidsmarkt. Dit doen we door SW-medewerkers via detachering werk te laten verrichten in onze organisatie. SDOA/Fijnder bedient meerdere doelgroepen. Dus bij mogelijk passende vacatures zoeken we contact met hen zodat zij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt benaderen ten behoeve van deze vacatures. We vulden onze maatschappelijk verantwoordelijkheid ook in door de overeenkomsten met de gecontracteerde partij als het gaat om inzet flexwerkers, de voorwaarde Social Return op te nemen. 

Formatie
De ingezette formatie bedroeg 188,00 (peildatum december 2021).

De cijfers in-/door- en uitstroom in 2021 zijn:
Instroom: 16 medewerkers stroomden in (tijdelijk/vaste arbeidsovereenkomst).
Doorstroom: 6 medewerkers stroomden intern door naar een nieuwe functie.
Uitstroom: 18 medewerkers stroomden uit (arbeidsovereenkomst; 11 op eigen verzoek, 7 pensioen).

Daarnaast werden in 2021 veel flexwerkers geworven, personen die via een payroll-/uitzend-/detacheringsconstructie of als ZZP’er aan ons verbonden zijn. Gedurende het jaar door zijn er tussen de 30 en 40 personen op deze wijze voor ons werkzaam geweest. Een aanzienlijk deel hiervan is nog werk voor ons aan het verrichten. Dit speelt zich met name af in de afdeling Omgeving. Redenen voor deze grote focus op een tijdelijke, flexibele schil zijn de grote werkdruk en de vele projecten die spelen op deze afdeling, waar ook het flexibele personeel veelal ingezet en dus op geboekt wordt qua uren en budget, vragen deze inzet. Daarnaast is er ook de noodzaak om enige ondersteuning te kunnen bieden aan vaste medewerkers zodat er ruimte is voor de vereiste doorontwikkeling vanwege de komst van de Omgevingswet. Ook in 2022 zoeken we naar mensen om de flexibele schil te behouden c.q. daar waar nodig uit te breiden.

Bij onze werving en selectieprocedures kijken wij altijd naar doorstroommogelijkheden van onze medewerkers. Afgelopen jaar stroomden 6 medewerkers intern door waardoor we invulling geven aan duurzame inzetbaarheid binnen onze organisatie.

We verwelkomden 5 stagiaires/afstudeerders en de eerste trainee startte bij ons in 2021. Daarnaast zijn in 2021 5 SW-medewerkers, via detachering vanuit SDOA/Fijnder, bij ons werkzaamheden aan het verrichten.

Ziekteverzuim

Door aandacht te hebben voor preventie aan de voorkant en met zorg re-integratietrajecten te doorlopen, geven we verzuim positieve aandacht. Dit was het afgelopen jaar nog meer dan normaal van belang en iets wat een uitdaging, omdat we vanwege COVID-19 veel minder dan normaal elkaar fysiek konden ontmoeten. We deelden tips via intranet en livestreams over mentale gezondheid tijdens COVID-19 en het belang van een goede houding tijdens het thuiswerken. Ook had het management in 1 op 1 overleggen en team-/afdelingsoverleggen bewust aandacht voor het welbevinden van onze medewerkers.
Het ziekteverzuimpercentage over 2021 bedroeg 2,88%. Op dit moment zijn de landelijke cijfers van het ziekteverzuim onder Nederlandse werknemers over heel 2021 nog niet formeel bekend. De eerste 3 kwartalen lieten landelijk percentages zien tussen de 4,6 en 4,8 (cijfers CBS). Daar valt onze gemeente ruim onder. Dat wil niet zeggen dat verzuim in onze organisatie onderbelicht is of zal zijn de komende jaren. Aandacht voor preventie en verzuim van onze medewerkers is en blijft een continu proces en onderwerp op onze agenda.

Bestuurlijke en ambtelijke integriteit
Om als gemeente een betrouwbare en integere partner te zijn, besteden we aan dit onderwerp blijvend aandacht. We willen dat zowel bestuurders als ambtenaren integriteitskwesties herkennen en ernaar handelen. Daarom bevorderen we een sfeer waarin we hier open over spreken. Dat geldt voor raadsleden, collegeleden en de ambtelijke organisatie.
Het is van belang dat ambtenaren, wethouders en raadsleden alert zijn op mogelijke onverenigbaarheid van nevenfuncties en handelingen die ze verrichten. We werken transparant doordat ambtenaren hun nevenfuncties melden bij hun leidinggevende. Vanuit het oogpunt van bestuurlijke transparantie publiceren we de nevenfuncties van de politieke ambtsdragers op onze website en deze zijn ook in 2021 actueel gehouden. Ook de declaraties van bestuurders zijn opvraagbaar en op de gemeentelijke website in te zien. 

Gedragscodes
Er zijn naast het wettelijk kader (Gemeentewet) ook gemeentelijke gedragscodes van toepassing. Eén code voor de integriteit van collegeleden / raadsleden (door de gemeenteraad op 6 maart 2018 opnieuw vastgesteld) en één voor medewerkers. Zij vormen een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies. We beschikken over een integriteitscoördinator die adviseert over integriteitskwesties. Daarnaast zijn er vertrouwenspersonen (extern en intern) aan wie meldingen kunnen worden gedaan. Dat gebeurt op basis van de Gedragscode voor medewerkers of in het kader van de zogenaamde klokkenluidersregeling. Dit geldt ook voor integriteitskwesties.

Ambtseed – belofte / Verklaring Omtrent Gedrag / bijeenkomsten-trainingen
Onze nieuwe medewerkers leggen een ambtseed of –belofte af. Dit geldt op vergelijkbare wijze voor tijdelijke krachten (uitzendkrachten, gedetacheerden, payrollers etc.). Zij hebben een schriftelijke verklaring afgelegd die vergelijkbaar is met de ambtseed. Verder vragen we voor elke medewerker die nieuw in dienst komt een Verklaring Omtrent Gedrag aan. 
In 2021 zijn er noch voor medewerkers, noch voor college- en raadsleden bijeenkomsten/trainingen rondom integriteit/ongewenst gedrag georganiseerd.  

Ondermijning
We hebben als gemeente het RIEC (het Regionaal Informatie en Expertise Centrum) convenant ondertekend. Dat geeft ons met betrekking tot de aanpak van ondermijning de mogelijkheid om informatie uit te wisselen met belangrijke partners zoals de politie, het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst.
Specifiek met betrekking tot het onderwerp ondermijning werken we samen met het RIEC aan bewustwording rond dit onderwerp waarbij ook de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) aandacht krijgt. Samen met het RIEC hebben we in 2019 een ondermijningsbeeld opgesteld voor Oost Gelre dat het uitgangspunt vormt voor de effectieve inzet van preventie en interventiecapaciteit en het fundament onder (nieuw) beleid. De uitkomsten van het ondermijningsbeeld zijn grotendeels opgepakt en veel adviezen zijn werkzaamheden die continu doorlopen. Voorbeelden hiervan zijn: het keurmerk veilig buitengebied, integrale controles op bedrijventerreinen en in het buitengebied en bewustwordingsacties voor het signaleren van ondermijnende activiteiten. 

In 2021 is de APV herzien met artikelen die de gemeente helpen in het voorkomen van ondermijning. Deze herziening is gezamenlijk met de omliggende gemeenten, zodat er één lijn is getrokken in de aanpak van ondermijning.  

Met betrekking tot de aanpak van ondermijning werken we samen met de andere Achterhoekse gemeenten. Er is een opgaveregisseur ondermijning Achterhoek die vanaf juni 2019 werkzaam is tot juni 2022. In aanloop naar juni 2022 wordt er gekeken of de opgaveregisseur structureel wordt ingehuurd of in dienst komt van één van de deelnemende gemeenten. De burgemeester van Oost Gelre is daarvoor de bestuurlijk opdrachtgever en de gemeentesecretaris van Oost Gelre de ambtelijk opdrachtgever.

In 2022 wordt er een weerbaarheidsscan uitgevoerd door het RIEC bij de gemeenten. Op basis van interviews en een documentenanalyse moet blijken of- en in welke mate de gemeente Oost Gelre weerbaar is tegen ondermijning. Uiteindelijk zal het RIEC met een adviesrapport komen met daarin aanbevelingen om ons als gemeente weerbaarder te maken tegen ondermijning. 

De inspanningen op het terrein van Informatiemanagement worden gevoed vanuit de Nederlandse Digitale Agenda en de Europese Digitale Agenda.  Hierin zijn de ambities van de Overheid vastgelegd om als Overheid klaar te zijn voor de informatiesamenleving van de toekomst. Denk hierbij aan continu door ontwikkelen van  digitale producten zoals E-dienstverlening, en een snelle en goede infrastructuur. Deze digitale transformatie vraagt voor de komende jaren investeringen. Dat betekent investeren op: informatietechniek, processen en ambtelijke capaciteit. Naast deze “directe” investeringen is investering op twee aanverwante gebieden noodzakelijk. Allereerst voor privacy en informatiebeveiliging. Door alle nieuwe mogelijkheden nemen de risico’s in de informatiebeveiliging namelijk sterk toe. Hierdoor is extra investeren in cybersecurity noodzakelijk. Ook hebben we de taak om te zorgen dat we aan AVG voldoen. Ook hier wordt vol op ingezet. Het effect van investeren in digitale dienstverlening is dat de gemeente bij blijft bij de nieuwe eisen die gesteld worden. Inmiddels hebben we 60 e-diensten online staan voor inwoners en ondernemers.  In 2021 zijn door de inwoners bijvoorbeeld digitaal  3300 rijbewijzen aangevraagd, 2800 reisdocumenten en 1600 verhuizingen doorgegeven. Ook zij er ca. 1900 mor meldingen gedaan, 600 aanvragen via het Omgevingsloket online binnengekomen. 

Indicatoren zijn:
• Tenminste gelijk blijven van de klanttevredenheid gebruikers (inwoners, bedrijven);
• Toename van het aantal digitaal toegankelijke producten;
• Een stijgend aandeel van het digitale kanaal t.o.v. telefoon, post/mail en balie in het klantcontact.
Binnen de werkprocessen kunnen efficiëntievoordelen bereikt worden. Daar staat tegenover dat de kosten voor beheer en ICT toenemen.

De financiële en planning en control functie voorziet het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie van actuele, volledige en relevante informatie ter ondersteuning van de gemeentelijke beleidsontwikkeling en –uitvoering.

Planning en control (P&C), of sturing en beheersing, gaat over de instrumenten waarmee we onze kaders en doelstellingen vastleggen waarmee we monitoren wat daarvan terecht is gekomen en vervolgens hierover verantwoording afleggen. Wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat gaat het kosten? Op welke punten kan en hoe moet er worden bijgestuurd? Hebben we bereikt wat we voor ogen hadden? Dit zijn de vragen die onder ‘planning en control’ vallen en waarop achtereenvolgens de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening antwoord geven. De P&C-cyclus biedt een instrumentarium dat college, raad en ambtelijke organisatie helpt om succesvol te kunnen opereren.

Begrotingsapp

Publicaties van de kadernota, programmabegroting, bestuursrapportage en de jaarstukken vindt plaats via de begrotingsapp van Pepperflow.  We streven naar een meer compacte programmabegroting en -verantwoording die de raad beter in staat stelt haar kaderstellendee en controlerende rol uit te oefenen.  De beoogde maatschappelijke effecten en doelstellingen worden zo SMART mogelijk beschreven en output en outcome (indicatoren) worden waar mogelijk en zinvol aan het P&C instrumentarium toegevoegd. Deze doorontwikkeling van het P&C instrumentarium wordt in nauwe samenwerking met het auditcommittee verder vormgegeven in 2022.

Beleidsindicatoren

Vanaf 2017 zijn gemeenten verplicht om de effecten van beleid toe te lichten op basis van een vaste set beleidsindicatoren. Daarmee wordt het mogelijk om gemeenten onderling beter en makkelijker met elkaar te vergelijken (benchmarken). De voorgeschreven indicatoren zijn opgenomen in dit jaarverslag. Via de website www.waarstaatjegemeente.nl is het mogelijk onze gemeente te vergelijk met bijvoorbeeld een buurgemeente of alle gemeente in Gelderland. De informatiewaarde van deze beleidsindicatoren zullen wij verder versterken door in de begroting, tussentijdse rapportage en de jaarrekening historische waarden op te nemen. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om (trendmatige) ontwikkelingen en effecten van beleid te monitoren.

Interne beheersing

Wij willen een organisatie zijn waar de uit beheersingsoogpunt relevante bedrijfsprocessen continu (en zichtbaar) financieel ’in control’ zijn. Het ’in control’ zijn houdt in dat we zowel de opzet, bestaan als (goede) werking van de beheersmaatregelen vaststellen. De noodzakelijke (verbijzonderde) interne controle is afgestemd op de beschreven risico’s en getroffen beheersmaatregelen. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen worden vastgelegd in een rapportage die voor aanvang van de interim controle die de accountant in de maand oktober uitvoert beschikbaar is. De bevindingen en aanbeveling naar aanleiding van deze controle worden door de accountant vastgelegd in een managementletter die net als het rapport van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole in het auditcommittee wordt besproken.

Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ legt het college met ingang van het verslagjaar 2022 in de jaarrekening verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De overheid wil het gesprek over de financiële rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de gemeenteraad. Deze expliciete rechtmatigheidsverantwoording benadrukt de politieke aanspreekbaarheid van het college door de raad. De accountant is alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. Dit proces zal naar verwachting een kwaliteitsimpuls geven aan het verder optimaliseren van de interne beheersing. De verklaring over de financiële rechtmatigheid kan een eerste stap zijn om te komen tot een breder in control statement waaronder ook ander kwaliteitsnormen onderdeel van de collegeverklaring gaan vormen.  In nauwe samenwerking met het auditcommittee wordt uitvoering gegeven aan het implementatieplan en zal een voorstel volgen waarin uw raad de ambitie t.a.v. het  in control statement zal bepalen. 

Een klein team juristen ondersteunt de organisatie bij vragen van juridische aard. Ook het college krijgt gevraagd en ongevraagd advies. Hierdoor adviseren we in een vroeg stadium vanuit juridisch oogpunt, maar ook met een praktijkgerichte blik over beleid, procedures en andere zaken.

Het is belangrijk dat wij goed contact hebben met bewoners, bedrijven en anderen. Het liefst kiezen we voor mediation boven oplossingen die via bezwarenprocedures, klachtenprocedures of de juridische weg tot stand komen. Daarom is het mooi dat we over een eigen registermediator beschikken. Zij is in staat om gesprekken te leiden tussen diverse partijen en om belangen helder te krijgen. Daarnaast werken wij samen in de Mediators Groep Achterhoek +. Binnen deze groep kunnen mediators voor elkaars gemeente ingezet worden.

De gemeente heeft een onafhankelijke adviescommissie voor bezwaarschriften. De adviescommissie adviseert het college over bezwaren die binnenkomen. We nodigen bezwaarden uit om eerst in gesprek te gaan. Samen met de bezwaarmaker onderzoeken we dan of er naast een bezwarenprocedure nog andere wegen zijn die tot een oplossing kunnen leiden.  Als bezwaarschriften tijdens het informele traject niet worden opgelost, dan worden deze behandeld tijdens een hoorzitting.  De adviescommissie voor bezwaarschriften houdt gemiddeld genomen 10 hoorzittingen per jaar.

We hebben sinds 2012 een onafhankelijke gemeentelijke ombudsman die klachten behandelt als de interne klachtenbehandeling tot onvoldoende resultaat leidt. De ombudsman doet elk jaar verslag van zijn werkzaamheden in ons jaarverslag.

Privacy staat in onze grondwet. Het geldt voor iedereen. Niet alleen voor onze inwoners, maar ook voor onze personeelsleden.

Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een groot verschil tussen de AVG en de Wbp is de nu geldende verantwoordingsplicht. Organisaties en bedrijven moeten nu kunnen aantonen dat zij zich aan de privacywet houden. Je er aan houden is niet voldoende, je moet dit kunnen laten zien. Hiervoor legt de AVG verschillende verplichtingen op. Denk bijvoorbeeld aan een datalek- en incidentenregistratie.

Belangrijk is de inbedding van privacy in de organisatie. Iedereen moet bewust bekwaam handelen. Daarom wordt er veel aandacht besteedt aan bewustwording. De AVG wordt continue op verschillende manieren onder de aandacht gebracht bij de medewerkers. Dit gebeurt op individueel en afdelingsniveau, maar ook organisatie breed.

Digitale weerbaarheid is belangrijk in onze digitale samenleving. Denk aan de organisaties die de afgelopen periode zijn gehackt. Het is daarom extra belangrijk, dat er zorgvuldig en vertrouwelijk met alle persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat medewerkers bewust zijn van de risico’s en weten waar ze alert op moeten zijn. Vaak schuilt achter een hack een menselijke fout.

De aandachtspunten voor privacy liggen in het verder en continue houden van bewustwordingsacties en het beleid. Daarnaast zal zodra de werkprocessen beschreven zijn, het verwerkingsregister geactualiseerd worden. Op basis daarvan zullen de risico’s verder in kaart gebracht worden. In 2021 was het niet noodzakelijk om een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te doen. 

ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit en betekent eenmalige informatieverstrekking en eenmalige IT-audit. Gemeenten moeten door middel van ENSIA elk jaar over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen verantwoording afleggen gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Vanaf 2020 is dit normenkader vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Met ENSIA is ook de verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (SUWInet) samengevoegd en gestroomlijnd. Uitgangspunt is het horizontale verantwoordingsproces aan de gemeenteraad. Dit vormt de basis voor het verticale verantwoordingsproces aan de nationale partijen die een rol hebben in het toezicht op informatieveiligheid.

Op hoofdlijnen ziet het ENSIA-verantwoordingsproces er als volgt uit: 
• jaarlijks wordt een zelfevaluatie informatieveiligheid uitgevoerd,
• het college stelt hierover een collegeverklaring op,
• een IT-auditor controleert de collegeverklaring en stelt een assurance rapport op,
• het college rapporteert in het jaarverslag over de informatieveiligheid,
• de gemeenteraad wordt vertrouwelijk geïnformeerd via een separate rapportage informatieveiligheid,
• de gemeenteraad controleert de informatieveiligheid van de gemeente en stelt de jaarstukken vast.

DigiD en Suwinet
Op basis van de antwoorden uit de zelfevaluatie is er voor de DigiD en Suwi aansluitingen een concept-Collegeverklaring opgesteld. Een EDP auditor heeft vervolgens de zelfevaluatie en Collegeverklaring getoetst aan de geldende normen en vastgesteld dat: 
•    er voor de DigiD aansluiting met als kenmerk 999845(E-suite) een afwijking is geconstateerd door de auditor van de leverancier Dimpact. Er door de leverancier een ontwikkelplan opgesteld wordt waarbij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat vóór 1 november 2021 aan de gehele testaanpak voor de norm kan worden voldaan, dan wel dat er afdoende maatregelen zijn genomen om die te mitigeren.
•    voor de DigiD aansluiting met kenmerk 1002775(iBurgerzaken) en de Suwinet aansluiting voldaan wordt aan de gestelde normen.

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
De BAG is een onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. De BAG bevat gemeentelijke basisgegevens van alle adressen en gebouwen in een gemeente. Denk aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, bestrijding van fraude en bij de voorbereiding van nieuw beleid. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.
De BAG is vastgelegd in een wettelijke regeling, waarin onder andere kwaliteitsborging en privacybescherming zijn opgenomen. Gemeenten zijn “bronhouders” van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Uit de rapportage over de BAG blijkt, dat de gemeente Oost Gelre de maximale score van 100 % (205 punten) heeft gescoord.

Basisregistratie Grootschalige Topografie
De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een digitale kaart van Nederland waarop gebouwen, wegen, waterlopen, terreinen en spoorlijnen eenduidig zijn vastgelegd. De kaart is op 20 centimeter nauwkeurig en bevat veel details, zoals men die in de werkelijkheid ook ziet. Denk aan bomen, wegen, gebouwen, kortom: de inrichting van de fysieke omgeving. Nederlandse overheden (zoals gemeenten) zijn verplicht om de BGT te gebruiken in alle werkprocessen die een kaart als ondergrond vereisen. Zij gebruiken de BGT bijvoorbeeld voor het inplannen van groenbeheer, het in beeld brengen van de bevolkingssamenstelling, het presenteren van plannen voor stadsvernieuwing en het plannen van evacuatieroutes. De gemeente is verantwoordelijk voor het bijhouden van de informatie over hun eigen grondgebied, de gemeente is ook hier “bronhouder”. Dit alles gebeurt in opdracht en onder toezicht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Uit de rapportage over de BGT blijkt dat de gemeente Oost Gelre de maximale score van 100% (150 punten) heeft behaald. Er wordt een minimale score van 110 punten (75%) vereist. 

Basisregistratie Ondergrond (BRO)
Ook de BRO maakt onderdeel uit van de basisregistraties. De BRO bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de Nederlandse ondergrond. In de komende jaren wordt de BRO stapsgewijs voltooid. Met ingang van 2019 is de BRO zelfcontrole ook een verplicht onderdeel van ENSIA. Uit de rapportage over de BRO blijkt dat de gemeente Oost Gelre 8 % (10 punten) van het maximaal aantal te behalen punten (120) scoort. Het afgelopen jaar is een start gemaakt met het op orde brengen van de verbeteringen. De huidige leidinggevende is gestart met het op orde brengen van verbeteringen. Dit vergt veel tijd aangezien de verbeteringen grote veranderingen in de werkwijze van de afdeling zullen betekenen.

Basisregistratie Personen
De Basisregistratie Personen (BRP) is eveneens onderdeel van het stelsel van basisregistraties van de Nederlandse overheid. Alle overheidsinstellingen en bestuursorganen (zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst) zijn verplicht voor hun taken gebruik te maken van die gegevens. Het gaat daarbij onder andere om naam, geboortedatum, geboorteplaats, verblijfplaats en familierelaties. Aan de hand van de persoonsgegevens wordt bijvoorbeeld een identiteitskaart verstrekt of wordt de hoogte van een studietoelage berekend.

De Wet Basisregistratie Personen verplicht gemeenten om de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie BRP jaarlijks te evalueren. Dat gebeurt deels (voor wat betreft informatiebeveiliging) via ENSIA, deels (via de Kwaliteitsmonitor) met een uitgebreide vragenlijst en een controle van de opgeslagen persoonsgegevens. De resultaten van het onderzoek zijn tijdig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aangeboden.
De zelfevaluatie BRP bestaat uit twee delen. Een procesmatig gedeelte, dat aan de hand van een vragenlijst kijkt naar het procesmatige deel. Het tweede deel is het inhoudelijke controle waarbij aselect 50 persoonslijsten inhoudelijk gecontroleerd worden op juistheid van de gegevens. Voor wat betreft de kwaliteit van de persoonsgegevens scoort de gemeente Oost Gelre 100%. Ten aanzien van de processen is eveneens een score van 100% behaald.

Reisdocumenten
Ook de processen rondom paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten worden jaarlijks geëvalueerd. Dit gebeurt, net als bij de BRP, deels via ENSIA en deels via een zelfevaluatie. De resultaten van het onderzoek zijn tijdig aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aangeboden.
De Kwaliteitsmonitor bevat meerdere vragenlijsten, waarvan er drie gericht zijn op het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. Voor de gemeente Oost Gelre werd op dit onderdeel een score van 100% (1.200 punten op een totaal van 1.200 punten) behaald. Hiermee wordt voldaan aan de gestelde norm.

We onderkennen dat de kernkwaliteiten van Oost Gelre voortkomen uit onze inwoners en ondernemers. Het grote aantal vrijwilligers, de organisatiekracht, de zorg en aandacht voor elkaar, de innovatieve bedrijvigheid en het mooie landschap. Het benadrukt het belang om initiatieven vanuit de samenleving te enthousiasmeren, ondersteunen en faciliteren. Nog vanzelfsprekender wordt dat met de invoering van de Omgevingswet. Daarin is participatie een belangrijk onderwerp.  Los van de invoeringsdatum hebben we al vele stappen gezet op het gebied van participatie. Bij diverse projecten en ontwikkelingen hebben we inwoners betrokken om mee te denken, ideeën aan te dragen en hun zorgen te delen. Digitale participatie is georganiseerd voor onder andere de plannen om diverse oversteken op de N18 traject Lievelde-Groenlo af te sluiten,  het maken van een nieuwe Omgevingsvisie en het opwekken van duurzame energie met windmolens, participatie blijft een belangrijk speerpunt om de inwoners en ondernemers te blijven betrekken bij ontwikkelingen in hun werk- en leefomgeving. Door nu al vorm te geven aan participatie, is inbedding in de bedrijfsprocessen na invoering van de Omgevingswet een vanzelfsprekender stap.  

In 2017 is een Programmaplan vastgesteld op basis waarvan we sindsdien de noodzakelijke voorbereidingen treffen op de komst van de Omgevingswet.

In mei 2020 werd duidelijk dat het Kabinet van plan is om de invoering van de Omgevingswet uit te stellen met een jaar tot 1 januari 2022. In de tweede helft van 2020 hebben zowel de Tweede als de Eerste Kamer hiermee ingestemd. Medio 2021 is door het (demissionaire) kabinet opnieuw bepaald dat de invoeringsdatum wordt gewijzigd in 1 juli 2022 maar eind 2021 hebben Tweede en Eerste Kamer zich nog niet uitgesproken over deze nieuwe invoeringsdatum.
Bij brief van 1 februari 2022 heeft Minister De Jonge aan beide Kamers bericht dat hij niet vasthoudt aan inwerkingtreding per 1 juli 2022 vanwege de vereiste zorgvuldige voorbereidingen. Op een later moment zal hij besluiten of de beoogde invoeringsdatum 1 oktober 2022 of 1 januari 2023 zal worden. Er zijn verschillende oorzaken voor dit herhaalde uitstel, maar de belangrijkste twee redenen zijn de effecten van de coronacrisis en het feit dat met name de noodzakelijke voorbereidingen voor en oefenen met het Digitaal Stelsel Omgevingswet meer tijd vergen om zo de dienstverlening op niveau te kunnen houden.

In februari 2020 heeft de Eerste Kamer tijdens de behandeling de motie-Nooren aangenomen. In deze motie wordt de regering verzocht te komen tot een verplichting voor gemeenten, provincies en waterschappen om participatiebeleid op te stellen waarin vastgelegd wordt hoe participatie wordt vormgegeven en welke eisen daarbij gelden. Participatie heeft daarmee een grotere rol bij de invoering van de Omgevingswet. Mede daarom is er een project participatie toegevoegd aan het programma.
Na langdurig aandringen vanuit het werkveld is per eind 2019 een VNG-lijst beschikbaar gekomen met minimale acties Omgevingswet. Daarin zijn de acties vermeld die in 2020 minimaal uitgevoerd moesten worden om per 1-1-2021 volgens de gewijzigde wettelijke regels te kunnen werken. We hebben deze acties zoveel mogelijk gekoppeld aan onze bestaande Programma-en projectenstructuur Omgevingswet. Mede op basis daarvan hebben we eind 2019 moeten vaststellen dat onvoldoende voortgang werd geboekt in de voorbereidingen op de komst van de wet. Dit hield verband met capaciteitsgebrek maar ook met het feit dat we projectleiding bij beleidsmedewerkers en afdelingshoofden hadden neergelegd om heel bewust de voorbereidingen zoveel mogelijk in eigen beheer te houden. Op grond van vorenstaande moesten we begin 2020 alsnog besluiten externe ondersteuning in te zetten en bijvoorbeeld de leiding van een aantal projecten niet langer alleen in eigen beheer te blijven verzorgen. Ook op gebied van noodzakelijke uitwerking/bijstelling van de werkprocessen is enige externe ondersteuning aangetrokken. 

Doelstelling van het Programma Omgevingswet blijft het voldoen aan wettelijke eisen, het waarborgen van tenminste het dienstverleningsniveau maar ook om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die de Omgevingswet ons allen biedt. Binnen het programma wordt gewerkt aan de projecten Omgevingsvisie, Omgevingsplan, Digitalisering-werkprocessen-dienstverlening, Participatie en Kennis & Vaardigheden (Voorheen de 2 projecten Kennis & Instrumenten en Ambtelijk vakmanschap; met name gericht op vaardigheids- en kennisprofiel). Het onderdeel communicatie wordt binnen de diverse projecten uitgewerkt en het project Participatie is in 2020 afzonderlijk toegevoegd.
In afstemming met raad / raadswerkgroep is afgelopen periode met name aandacht besteed aan de noodzakelijk te nemen besluiten voorafgaand aan invoeringsdatum en aan de op te stellen Omgevingsvisie.
Op 16 november 2021 zijn daartoe raadsbesluiten vastgesteld met betrekking tot. adviesrecht van de raad, participatiebeleid en delegatie met betrekking tot Omgevingsplan en adviescommissie. Vanaf september 2021 wordt in samenwerking met bureau Ruimtevolk gewerkt aan de voorbereiding en ontwikkeling van de Omgevingsvisie die uiteindelijk naar verwachting eind 2022 ter vaststelling aan de gemeenteraad kan worden voorgelegd..

Op onderdelen is sprake van koppeling tussen acties in verband met de organisatieontwikkeling, de dienstverleningsvisie en de voorbereidingen op de komst van de Omgevingswet.