Paragraaf 3: Bedrijfsvoering

Met bedrijfsvoering bedoelen we de manier waarop processen in onze organisatie zijn georganiseerd en worden aangestuurd en de wijze waarop de verschillende bedrijfsmiddelen worden ingezet.
De kwaliteit van de bedrijfsvoering bepaalt in belangrijke mate of we de doelstellingen, benoemd in de programma’s van de voorliggende begroting, succesvol kunnen realiseren.

De paragraaf Bedrijfsvoering heeft een expliciete relatie met het programma Bestuur, bedrijfsvoering en dienstverlening. De scheiding die we hier trekken is dat het programma zich inhoudelijk richt op de relatie tussen de burger en de gemeente. Deze paragraaf richt zich vooral op de reguliere operationele kaders en doelstellingen met betrekking tot onze bedrijfsvoering. De eisen die burger- en overheidsparticipatie stellen aan onze bedrijfsvoering worden ook belicht.

De operationele kaders hebben betrekking op het beleid ten aanzien van communicatie, personeel, integriteit, informatisering en automatisering en planning & control. In deze paragraaf gaan we in op de ontwikkelingen die aan de orde zijn binnen de bedrijfsvoering.

We steken veel energie in de begeleiding van initiatieven, vanuit een houding die aansluit bij de geest van de Omgevingswet. Er is een grote overlap tussen de werkwijze die de Omgevingswet voorstaat en onze eigen dienstverlening. Een dienstverlening waarin we nadrukkelijk werken vanuit onze kernwaarden eerlijk, aandachtig en uitnodigend.

Door de coronacrisis hebben we meer gebruik gemaakt van digitale middelen en ervaring hiermee opgedaan. Dat stuitte soms op weerstand. Inwoners stellen veel prijs op het fysieke contact. Toch verlopen de digitale bijeenkomsten in Teams over het algemeen goed; inwoners zijn handiger met digitale communicatiemiddelen. De inzet op social media, webcare en monitoring blijft dan ook. Veel inwoners en ondernemers weten ons goed te vinden via WhatsApp, Facebook, Twitter of Instagram. Daar blijven we op inzetten. Daarnaast willen we het maken van video’s verder door ontwikkelen. Dit is een goede manier om in contact te blijven met inwoners en hen te informeren over wat leeft en speelt. Daarnaast wordt dit, zo blijkt uit het bereik van deze berichten, ook gewaardeerd vanuit de samenleving.

Doorontwikkeling organisatie
De ambities van de raad en college en de veranderende wensen van de samenleving met betrekking tot de gemeente vragen om een wendbare organisatie. Dit vraagt van een organisatie dat zij continu in ontwikkeling is. Het ene moment zit dit in contacten met de omgeving en het in gesprek zijn over de dienstverlening, het andere moment in scholing op vakinhoud en competenties. Het doorontwikkelen van de organisatie gaat over de organisatie dusdanig richten dat elke ontwikkeling die op de gemeente afkomt geïmplementeerd kan worden met het belang van de inwoner en de ondernemer voorop. In de tweede helft van 2021 is in een participatief traject met organisatie en bestuur een beeld geschetst over hoe organisatie van de toekomst en het heden er uit moet zien en welke concrete stappen er gezet moeten worden om daar te komen. Bij deze gehele doorontwikkeling gaan we uit van de volgende veranderprincipes: participatief vanaf de start, maar binnen kaders; Op maat en voortbouwend op wat er in het verleden al bedacht is; snel succes boeken en laten zien; sterk inzetten op communicatie over de verandering.

Duurzame inzetbaarheid en aantrekkelijk werkgeverschap 
Als werkgever zetten we in op duurzame inzetbaarheid en aantrekkelijk werkgeverschap. Een focus hierop draagt namelijk bij aan het kunnen blijven inspelen op de komende ontwikkelingen, anders gezegd we willen een toekomstbestendige organisatie zijn en blijven. Richting geven aan duurzame inzetbaarheid en aantrekkelijk werkgeverschap voor zowel toekomstige als huidige medewerkers kun je op diverse manieren doen. Zaken waarop wij ons richten zijn arbeidsvoorwaarden, arbeidsmarktcommunicatie, preventie en vitaliteit. Hybride werken, dat zijn intreden heeft gedaan onder corona, gaat een effect hebben op deze zaken. Te denken valt dan het faciliteren van arbo-proof thuiswerkplekken (ICT en meubilair) en het anders omgaan met mobiliteitsbudgetten.

Investeren in jong talent

Onze regio heeft de ambitie de stagehoofdstad van het land te worden. Daarnaast hebben we als regio uitgesproken ons in te zetten als het gaat om verjongen en vernieuwen. Er zijn allerlei middelen om hier vorm aan te geven. Onze organisatie draagt bij aan deze ambitie door de inzet van trainees. Deze trainees kun je binden aan de regio door hen kennis te laten maken met onze organisatie en het werken in deze mooie regio. Voor onze organisatie levert het ook waardevolle opbrengst op. Trainees zorgen voor een boost als het gaat om vernieuwend werken en/of verandering.

Formatie en arbeidsmarkt 

Onze positie op de arbeidsmarkt vraagt aandacht. Om onze vacatures volwaardig te kunnen blijven invullen, is versterking van onze arbeidsmarktpositie nodig. Dit gaan wij onder andere doen door onze arbeidsmarktcommunicatie meer aan te laten sluiten bij de verwachtingen van werkzoekenden, maar ook door te kijken of het functiehuis nog past bij de organisatie die we willen zijn.  Een ander initiatief dat positief bijdraagt is het kunnen aanbieden van een (online) studieplatform, dit is iets wat we ook de komende tijd gaan onderzoeken als mogelijkheid voor onze organisatie.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Wij hebben de maatschappelijke verantwoordelijkheid mensen een kans te geven deel te nemen aan de arbeidsmarkt. Omdat wij hieraan actief invulling willen geven, zoeken wij contact met SDOA. Als passende, geschikte taken matchen met een cliënt, dan is ons zoeken we contact met SDOA om te onderzoeken of een cliënt via hen bij ons te werk gesteld kan worden. Op deze wijze proberen we voor deze groep mensen de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Momenteel werken 5 mensen in onze organisatie met een bijzondere aanleg via detachering vanuit de SDOA. Daarnaast is in de overeenkomst met de gecontracteerde partij als het gaat om inzet flexwerkers de voorwaarde Social Return opgenomen. 

Inclusief werkgeverschap maakt onderdeel uit van onze wervings- en selectieprocedures. 

Ziekteverzuim

Ons ziekteverzuimpercentage schommelt de laatste jaren rond de 3%, soms iets erboven soms iets eronder. Daarmee ligt ons ziekteverzuimpercentage ruim onder het landelijk gemiddelde. Ons doel is dit zo te houden door aandacht te blijven hebben voor preventie aan de voorkant en met zorg en aandacht de re-integratietrajecten te doorlopen.

Bestuurlijke en ambtelijke integriteit
Om als gemeente een betrouwbare en integere partner te zijn, besteden we aan dit onderwerp blijvend aandacht. We willen dat zowel bestuurders als ambtenaren integriteitskwesties herkennen en ernaar handelen. Daarom bevorderen we een sfeer waarin we hier open over spreken. Dat geldt voor raadsleden, collegeleden en de ambtelijke organisatie.

Het is van belang dat ambtenaren, wethouders en raadsleden alert zijn op mogelijke onverenigbaarheid van nevenfuncties en handelingen die ze verrichten. We werken transparant doordat ambtenaren hun nevenfuncties melden bij hun leidinggevende. Vanuit het oogpunt van bestuurlijke transparantie publiceren we de nevenfuncties van de politieke ambtsdragers op onze website. Ook de declaraties van bestuurders zijn opvraagbaar en op de gemeentelijke website in te zien.

Gedragscodes
Er zijn naast het wettelijk kader (Gemeentewet) ook gemeentelijke gedragscodes van toepassing. Eén code voor de integriteit van collegeleden / raadsleden (door de gemeenteraad op 6 maart 2018 opnieuw vastgesteld) en één voor medewerkers. Zij vormen een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies. We beschikken over een integriteitscoördinator die adviseert over integriteitskwesties. Daarnaast zijn er vertrouwenspersonen (extern en intern) aan wie meldingen kunnen worden gedaan. Dat gebeurt op basis van de Gedragscode voor medewerkers of in het kader van de zogenaamde klokkenluidersregeling. Dit geldt ook voor integriteitskwesties.

Ambtseed – belofte / Verklaring Omtrent Gedrag / bijeenkomsten-trainingen
Onze nieuwe medewerkers leggen een ambtseed of –belofte af. Dit geldt op vergelijkbare wijze voor tijdelijke krachten (uitzendkrachten, gedetacheerden, payrollers etc.). Zij hebben een schriftelijke verklaring afgelegd die vergelijkbaar is met de ambtseed. Verder vragen we voor elke medewerker die nieuw in dienst komt een Verklaring Omtrent Gedrag aan.
Daarnaast worden er bijeenkomsten/trainingen voor medewerkers rondom integriteit/ongewenst gedrag georganiseerd. 

Ondermijning
We hebben als gemeente het RIEC (het Regionaal Informatie en Expertise Centrum) convenant ondertekend. Dat geeft ons met betrekking tot de aanpak van ondermijning de mogelijkheid om informatie uit te wisselen met belangrijke partners zoals de politie, het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst.
Specifiek met betrekking tot het onderwerp ondermijning werken we samen met het RIEC aan bewustwording rond dit onderwerp waarbij ook de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) aandacht krijgt. Samen met het RIEC hebben we een ondermijningsbeeld opgesteld voor Oost Gelre dat het uitgangspunt vormt voor de effectieve inzet van preventie en interventiecapaciteit en het fundament onder (nieuw) beleid.
Met betrekking tot de aanpak van ondermijning werken we samen met de andere Achterhoekse gemeenten. Er is een regionaal projectleider ondermijning Achterhoek die vanaf juni 2019 werkzaam is tot juni 2021. Vanaf juni 2021 wordt het regionale project omgezet in een regionale opgave met een eigen regisseur. De burgemeester van Oost Gelre is daarvoor de bestuurlijk opdrachtgever en de gemeentesecretaris van Oost Gelre de ambtelijk opdrachtgever.

De inspanningen op het terrein van Informatiemanagement worden gevoed vanuit de Digitale Agenda 2020. Hierin zijn de ambities van gemeenten vastgelegd om als gemeente klaar te zijn voor de informatiesamenleving van de toekomst. Te denken hierbij aan het zoveel mogelijk digitaal maken van aanvraagformulieren. De digitale transformatie vraagt voor de komende jaren investeringen. Dat betekent investeren op: informatietechniek, processen en ambtelijke capaciteit. Naast deze “directe” investeringen is investering op twee aanverwante gebieden noodzakelijk. Allereerst voor privacy en informatiebeveiliging. Door alle nieuwe mogelijkheden nemen de risico’s in de informatiebeveiliging namelijk sterk toe. Hierdoor is extra investeren in cybersecurity noodzakelijk. Ook hebben we de taak om te zorgen dat we aan AVG voldoen. Ook hier wordt vol op ingezet. Het effect van investeren in digitale dienstverlening is dat de gemeente bijblijft bij de nieuwe eisen die gesteld worden.

Indicatoren zijn:
• Tenminste gelijk blijven van de klanttevredenheid gebruikers (inwoners, bedrijven);
• Toename van het aantal digitaal toegankelijke producten;
• Een stijgend aandeel van het digitale kanaal t.o.v. telefoon, post/mail en balie in het klantcontact.
Binnen de werkprocessen kunnen efficiëntievoordelen bereikt worden. Daar staat tegenover dat de kosten voor beheer en ICT toenemen.

De financiële en planning en control functie voorziet het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie van actuele, volledige en relevante informatie ter ondersteuning van de gemeentelijke beleidsontwikkeling en –uitvoering.

Planning en control (P&C), of sturing en beheersing, gaat over de instrumenten waarmee we onze kaders en doelstellingen vastleggen waarmee we monitoren wat daarvan terecht is gekomen en vervolgens hierover verantwoording afleggen. Wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat gaat het kosten? Op welke punten kan en hoe moet er worden bijgestuurd? Hebben we bereikt wat we voor ogen hadden? Dit zijn de vragen die onder ‘planning en control’ vallen en waarop achtereenvolgens de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening antwoord geven. De P&C-cyclus biedt een instrumentarium dat college, raad en ambtelijke organisatie helpt om succesvol te kunnen opereren.

Begrotingsapp

Publicaties van de kadernota, programmabegroting, bestuursrapportage en de jaarstukken vindt plaats via de begrotingsapp van Pepperflow.  We streven naar een meer compacte programmabegroting en -verantwoording die de raad beter in staat stelt haar kaderstellendee en controlerende rol uit te oefenen.  De beoogde maatschappelijke effecten en doelstellingen worden zo SMART mogelijk beschreven en output en outcome (indicatoren) worden waar mogelijk en zinvol aan het P&C instrumentarium toegevoegd. Deze doorontwikkeling van het P&C instrumentarium zal in nauwe samenwerking met het auditcommittee vorm worden gegeven in 2022.

Beleidsindicatoren

Vanaf 2017 zijn gemeenten verplicht om de effecten van beleid toe te lichten op basis van een vaste set beleidsindicatoren. Daarmee wordt het mogelijk om gemeenten onderling beter en makkelijker met elkaar te vergelijken (benchmarken). De voorgeschreven indicatoren zijn opgenomen in dit jaarverslag. Via de website www.waarstaatjegemeente.nl is het mogelijk onze gemeente te vergelijk met bijvoorbeeld een buurgemeente of alle gemeente in Gelderland. De informatiewaarde van deze beleidsindicatoren zullen wij verder versterken door in de begroting, tussentijdse rapportage en de jaarrekening historische waarden op te nemen. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om (trendmatige) ontwikkelingen en effecten van beleid te monitoren.

Interne beheersing

Wij willen een organisatie zijn waar de uit beheersingsoogpunt relevante bedrijfsprocessen continu (en zichtbaar) financieel ’in control’ zijn. Het ’in control’ zijn houdt in dat we zowel de opzet, bestaan als (goede) werking van de beheersmaatregelen vaststellen. De noodzakelijke (verbijzonderde) interne controle is afgestemd op de beschreven risico’s en getroffen beheersmaatregelen. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen worden vastgelegd in een rapportage die voor aanvang van de interim controle die de accountant in de maand oktober uitvoert beschikbaar is. De bevindingen en aanbeveling n.a.v. deze controle worden door de accountant vastgelegd in een managementletter die net als het rapport van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole in het auditcommittee wordt besproken.

Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ legt het college met ingang van het verslagjaar 2022 in de jaarrekening verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De overheid wil het gesprek over de financiële rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de gemeenteraad. Deze expliciete rechtmatigheidsverantwoording onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het college door de raad. De accountant is alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. Dit proces zal naar verwachting een kwaliteitsimpuls geven aan het verder optimaliseren van de interne beheersing. De verklaring over de financiële rechtmatigheid kan een eerste stap zijn om te komen tot een breder in control statement waaronder ook ander kwaliteitsnormen onderdeel van de collegeverklaring gaan vormen.  In nauwe samenwerking met het auditcommittee wordt uitvoering gegeven aan het implementatieplan en zal een voorstel volgen waarin uw raad de ambitie t.a.v. het  in control statement zal bepalen. 

Een klein team juristen ondersteunt de organisatie bij vragen van juridische aard. Ook het college krijgt gevraagd en ongevraagd advies. Hierdoor adviseren we in een vroeg stadium vanuit juridisch oogpunt, maar ook met een praktijkgerichte blik over beleid, procedures en andere zaken.

Het is belangrijk dat wij goed contact hebben met bewoners, bedrijven en anderen. Het liefst kiezen we voor mediation boven oplossingen die via bezwarenprocedures, klachtenprocedures of de juridische weg tot stand komen. Daarom is het mooi dat we over een eigen registermediator beschikken. Zij is in staat om gesprekken te leiden tussen diverse partijen en om belangen helder te krijgen. Daarnaast werken wij samen in de Mediators Groep Achterhoek +. Binnen deze groep kunnen mediators voor elkaars gemeente ingezet worden.

Wij hebben een onafhankelijke adviescommissie voor bezwaarschriften. De adviescommissie adviseert het college over bezwaren die binnenkomen. We nodigen bezwaarden uit om eerst in gesprek te gaan. Samen met de bezwaarmaker onderzoeken we dan of er naast een bezwarenprocedure nog andere wegen zijn die tot een oplossing kunnen leiden.  Als bezwaarschriften tijdens het informele traject niet worden opgelost, dan worden deze behandeld tijdens een hoorzitting.  De adviescommissie voor bezwaarschriften houdt gemiddeld genomen 10 hoorzittingen per jaar.

We hebben sinds 2012 een onafhankelijke gemeentelijke ombudsman die klachten behandelt als de interne klachtenbehandeling tot onvoldoende resultaat leidt. De ombudsman doet elk jaar verslag van zijn werkzaamheden in ons jaarverslag.

Privacy staat in onze grondwet. Het geldt voor iedereen. Niet alleen voor onze inwoners, maar ook voor onze personeelsleden.

Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een groot verschil tussen de AVG en de Wbp is de nu geldende verantwoordingsplicht. Organisaties en bedrijven moeten nu kunnen aantonen dat zij zich aan de privacywet houden. Je er aan houden is niet voldoende, je moet dit kunnen laten zien. Hiervoor legt de AVG verschillende verplichtingen op. Denk bijvoorbeeld aan een datalek- en incidentenregistratie.

Belangrijk is de inbedding van privacy in de organisatie. Iedereen moet bewust bekwaam handelen. Daarom wordt er veel aandacht besteedt aan bewustwording. De AVG wordt continue op verschillende manieren onder de aandacht gebracht bij de medewerkers. Dit gebeurt op individueel en afdelingsniveau, maar ook organisatie breed.

Digitale weerbaarheid is belangrijk in onze digitale samenleving. Denk aan de organisaties die de afgelopen periode zijn gehackt. Het is daarom extra belangrijk, dat er zorgvuldig en vertrouwelijk met alle persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat medewerkers bewust zijn van de risico’s en weten waar ze alert op moeten zijn. Vaak schuilt achter een hack een menselijke fout.

De aandachtspunten voor privacy liggen in het verder en continue houden van bewustwordingsacties en het beleid. Daarnaast zal zodra de werkprocessen beschreven zijn, het verwerkingsregister geactualiseerd worden. Op basis daarvan zullen de risico’s verder in kaart gebracht worden.

ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit en betekent eenmalige informatieverstrekking en eenmalige IT-audit. Gemeenten moeten door middel van ENSIA elk jaar over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen verantwoording afleggen gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Vanaf 2020 is dit normenkader vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Met ENSIA is ook de verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (SUWInet) samengevoegd en gestroomlijnd. Uitgangspunt is het horizontale verantwoordingsproces aan de gemeenteraad. Dit vormt de basis voor het verticale verantwoordingsproces aan de nationale partijen die een rol hebben in het toezicht op informatieveiligheid.

Op hoofdlijnen ziet het ENSIA-verantwoordingsproces er als volgt uit: 
• jaarlijks wordt een zelfevaluatie informatieveiligheid uitgevoerd,
• het college stelt hierover een collegeverklaring op,
• een IT-auditor controleert de collegeverklaring en stelt een assurance rapport op,
• het college rapporteert in het jaarverslag over de informatieveiligheid,
• de gemeenteraad wordt vertrouwelijk geïnformeerd via een separate rapportage informatieveiligheid,
• de gemeenteraad controleert de informatieveiligheid van de gemeente en stelt de jaarstukken vast.

DigiD en Suwinet
Op basis van de antwoorden uit de zelfevaluatie is er voor de DigiD en Suwi aansluitingen een concept-Collegeverklaring opgesteld. Een EDP auditor heeft vervolgens de zelfevaluatie en Collegeverklaring getoetst aan de geldende normen en vastgesteld dat: 

• er voor de DigiD aansluiting met als kenmerk 999845(E-suite) een afwijking is geconstateerd door de auditor van de leverancier Dimpact. Er door de leverancier een ontwikkelplan opgesteld wordt waarbij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat vóór 1 november 2021 aan de gehele testaanpak voor de norm kan worden voldaan, dan wel dat er afdoende maatregelen zijn genomen om die te mitigeren.
• voor de DigiD aansluiting met kenmerk 1002775(iBurgerzaken) en de Suwinet aansluiting voldaan wordt aan de gestelde normen.

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
De BAG is een onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. De BAG bevat gemeentelijke basisgegevens van alle adressen en gebouwen in een gemeente. Denk aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, bestrijding van fraude en bij de voorbereiding van nieuw beleid. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

De BAG is vastgelegd in een wettelijke regeling, waarin onder andere kwaliteitsborging en privacybescherming zijn opgenomen. Gemeenten zijn “bronhouders” van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Uit de rapportage over de BAG blijkt, dat de gemeente Oost Gelre de maximale score van 100 % (205 punten) heeft gescoord.

Basisregistratie Grootschalige Topografie
De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een digitale kaart van Nederland waarop gebouwen, wegen, waterlopen, terreinen en spoorlijnen eenduidig zijn vastgelegd. De kaart is op 20 centimeter nauwkeurig en bevat veel details, zoals men die in de werkelijkheid ook ziet. Denk aan bomen, wegen, gebouwen, kortom: de inrichting van de fysieke omgeving. Nederlandse overheden (zoals gemeenten) zijn verplicht om de BGT te gebruiken in alle werkprocessen die een kaart als ondergrond vereisen. Zij gebruiken de BGT bijvoorbeeld voor het inplannen van groenbeheer, het in beeld brengen van de bevolkingssamenstelling, het presenteren van plannen voor stadsvernieuwing en het plannen van evacuatieroutes. De gemeente is verantwoordelijk voor het bijhouden van de informatie over hun eigen grondgebied, de gemeente is ook hier “bronhouder”. Dit alles gebeurt in opdracht en onder toezicht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Uit de rapportage over de BGT blijkt dat de gemeente Oost Gelre de maximale score van 100% (150 punten) heeft behaald. Er wordt een minimale score van 110 punten (75%) vereist.

Basisregistratie Ondergrond (BRO)
Ook de BRO maakt onderdeel uit van de basisregistraties. De BRO bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de Nederlandse ondergrond. In de komende jaren wordt de BRO stapsgewijs voltooid. Met ingang van 2019 is de BRO zelfcontrole ook een verplicht onderdeel van ENSIA. Uit de rapportage over de BRO blijkt dat de gemeente Oost Gelre 10 % (12 punten) van het maximaal aantal te behalen punten (120) scoort. Er wordt een minimale score van 72 punten (75%)
vereist.  In het verleden onder de aandacht gebrachte verbeterpunten zijn tot op heden niet gerealiseerd. Inmiddels is er een plan van aanpak opgesteld om de verbeteringen nog dit jaar te realiseren. 

Basisregistratie Personen
De Basisregistratie Personen (BRP) is eveneens onderdeel van het stelsel van basisregistraties van de Nederlandse overheid. Alle overheidsinstellingen en bestuursorganen (zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst) zijn verplicht voor hun taken gebruik te maken van die gegevens. Het gaat daarbij onder andere om naam, geboortedatum, geboorteplaats, verblijfplaats en familierelaties. Aan de hand van de persoonsgegevens wordt bijvoorbeeld een identiteitskaart verstrekt of wordt de hoogte van een studietoelage berekend.

De Wet Basisregistratie Personen verplicht gemeenten om de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie BRP jaarlijks te evalueren. Dat gebeurt deels (voor wat betreft informatiebeveiliging) via ENSIA, deels (via de Kwaliteitsmonitor) met een uitgebreide vragenlijst en een controle van de opgeslagen persoonsgegevens. De resultaten van het onderzoek zijn tijdig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aangeboden.

De zelfevaluatie BRP bestaat uit twee delen. Een procesmatig gedeelte, dat aan de hand van een vragenlijst kijkt naar het procesmatige deel. Het tweede deel is het inhoudelijke controle waarbij aselect 50 persoonslijsten inhoudelijk gecontroleerd worden op juistheid van de gegevens. Voor wat betreft de kwaliteit van de persoonsgegevens scoort de gemeente Oost Gelre 100%. Ten aanzien van de processen is eveneens een score van 100% behaald.

Reisdocumenten
Ook de processen rondom paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten worden jaarlijks geëvalueerd. Dit gebeurt, net als bij de BRP, deels via ENSIA en deels via een zelfevaluatie. De resultaten van het onderzoek zijn tijdig aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aangeboden.

De Kwaliteitsmonitor bevat meerdere vragenlijsten, waarvan er drie gericht zijn op het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. Voor de gemeente Oost Gelre werd op dit onderdeel een score van 92,9% (1.115 punten op een totaal van 1.200 punten) behaald. Hiermee wordt voldaan aan de gestelde norm.

We onderkennen dat de kernkwaliteiten van Oost Gelre voortkomen uit onze inwoners en ondernemers. Het grote aantal vrijwilligers, de organisatiekracht, de zorg en aandacht voor elkaar, de innovatieve bedrijvigheid en het mooie landschap. Het benadrukt het belang om initiatieven vanuit de samenleving te enthousiasmeren, ondersteunen en faciliteren. Nog meer vanzelfsprekend wordt dat met de invoering van de Omgevingswet. Daarin is participatie een belangrijk onderwerp, zoals ook is terug te lezen in een motie van 11 februari 2020 van de Tweede Kamer. We hebben in het kader van de invoering van de Omgevingswet een aparte projectgroep participatie in het leven geroepen.  Los van de invoeringsdatum willen wij stappen blijven zetten in de doorontwikkeling van participatie. Zeker omdat participatie een belangrijk onderdeel is van onze dienstverlening.  Zowel in de aanloop naar de ingangsdatum van de Omgevingswet als na de intreding van Omgevingswet blijft participatie een belangrijk speerpunt om de inwoners en ondernemers goed te kunnen ondersteunen en de gewenste facilitering te bieden. Bij veel projecten proberen we al te werken in de geest van de Omgevingswet, maar het wel gewenst om daarin wat meer handvatten en kaders te hebben. Kaders die uit gaan van de ruimte die we bieden, het 'ja mits' principe. 

 In 2017 is een Programmaplan vastgesteld op basis waarvan we de noodzakelijke voorbereidingen treffen op de komst van de Omgevingswet. In mei 2020 werd duidelijk dat het Kabinet van plan is om de invoering van de Omgevingswet uit te stellen met een jaar tot 1 januari 2022. In de tweede helft van 2020 hebben zowel de Tweede als de Eerste Kamer hiermee ingestemd. Er zijn verschillende oorzaken voor dit uitstel, maar de belangrijkste twee redenen zijn de effecten van het COVID-19 virus en het feit dat met name de noodzakelijke voorbereidingen voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet meer tijd vergen. In februari 2020 heeft de Eerste Kamer tijdens de behandeling de motie-Nooren aangenomen. In deze motie wordt de regering verzocht te komen tot een verplichting voor gemeenten, provincies en waterschappen om participatiebeleid op te stellen waarin vastgelegd wordt hoe participatie wordt vormgegeven en welke eisen daarbij gelden. Participatie heeft daarmee een grotere rol bij de invoering van de Omgevingswet. Mede daarom is er een project participatie toegevoegd aan het programma en verder zijn de projecten "Kennis en Instrumenten" en "Ambtelijke Vaardigheden" samengevoegd in het project ‘Kennis en Vaardigheden’ dat de focus legt op het opleiden van medewerkers, zowel op het gebied van kennis, als op het gebied van vaardigheden (houding en gedrag).
Binnen onze organisatie blijft sprake van een nauwe onderlinge afstemming van verdere organisatieontwikkeling, de nieuwe dienstverleningsvisie en de komst van de Omgevingswet.

Doelstelling van het Programma Omgevingswet blijft het voldoen aan wettelijke eisen, het waarborgen van tenminste het dienstverleningsniveau maar ook om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die de Omgevingswet ons allen biedt.

Het gaat om de projecten Omgevingsvisie, Omgevingsplan, Digitalisering-werkprocessen-dienstverlening en Kennis & Vaardigheden (Voorheen de 2 projecten Kennis & Instrumenten en Ambtelijk vakmanschap; met name gericht op vaardigheids- en kennisprofiel). Het onderdeel communicatie wordt binnen de diverse projecten uitgewerkt en het project Participatie is in 2020 afzonderlijk toegevoegd.

Na langdurig aandringen vanuit het werkveld is per eind 2019 een VNG-lijst beschikbaar gekomen met minimale acties Omgevingswet. Daarin zijn de acties vermeld die in 2020 minimaal uitgevoerd moesten worden om per 1-1-2021 volgens de gewijzigde wettelijke regels te kunnen werken. We hebben deze acties zoveel mogelijk gekoppeld aan onze bestaande Programma-en projectenstructuur Omgevingswet. Mede op basis daarvan hebben we eind 2019 moeten vaststellen dat onvoldoende voortgang werd geboekt in de voorbereidingen op de komst van de wet. Dit hield verband met capaciteitsgebrek maar ook met het feit dat we projectleiding bij beleidsmedewerkers en afdelingshoofden hadden neergelegd om heel bewust de voorbereidingen zoveel mogelijk in eigen beheer te houden. Op grond van vorenstaande moesten we begin 2020 alsnog besluiten externe ondersteuning in te zetten en bijvoorbeeld de leiding van een aantal projecten niet langer alleen in eigen beheer te blijven verzorgen. Ook op gebied van noodzakelijke uitwerking/bijstelling van de werkprocessen is enige externe ondersteuning aangetrokken. 

Op onderdelen is sprake van koppeling tussen acties in verband met de organisatieontwikkeling, de nieuwe dienstverleningsvisie en de voorbereidingen op de komst van de Omgevingswet. Het budget is voor het deel gericht op de invoeringsperiode opgenomen op de lijst van nieuw beleid en voor volgende jaren ook in ramingen van kosten in de exploitatiefase. Dat laatste zal straks mede worden gebaseerd op de landelijk ontwikkelde "Werkwijze structurele effecten Omgevingswet". Hoewel voorbereidingen op de komst van de wet dus wel zijn voortgezet is de voortgang in 2020 onvoldoende geweest en niet volgens de aanvankelijke planning verlopen. Zoals eerder vermeld is van rijkswege besloten de invoeringsdatum uit te stellen tot 1-1-2022 o.a. in verband met de effecten van het COVID-19 virus en omdat met name ook de voorbereidingen op het Digitaal Stelsel Omgevingswet meer voorbereidingstijd vergen.